Como ya sabes, desde el inicio de este año 2023-24 se ha puesto en marcha la plataforma de GESTIÓN DE DATOS para CLUBES y DISTRITO, conocida como "Polaris".
Esta plataforma ha venido a complementar y en algunos casos substituir otras herramientas de comunicación y gestión de datos que usamos en el Distrito para coordinar la comunicación interna, la publicación de contenidos, el archivo de documentación y la difusión de las actividades de los diferentes Comités Distritales y de todos los clubes.
A modo de recordatorio, vamos a resumir algunos puntos clave de la funcionalidad de la herramienta:
- Gestionar los datos de socios, composición de la Junta, datos del club para la guía digital de socios (sincronizada con My Rotary)
- Comunicación interna: Hacer llegar la Comunicaciones distritales y de Rotary International a los clubes (boletines, comunicados,...)
- Difusión pública de actividades y proyectos de los clubes.
- Difusión pública de actividades de los Comités Distritales.
Con el fin de que todos los clubes puedan disponer de estas herramientas y poder dar la formación necesaria, y soporte para que las utilicen adecuadamente, se creó un comité específico de Polaris, formado por unos responsables en el Distrito, denominados DICO.
District Internet Communications Officer:
DICOs adjuntos:
Finalmente, los clubes deben nombrar un responsable en el club, denominado CICO (Club Internet Communications Officer) que formará parte de la Junta y estará en estrecha relación con los DICO para ayudar en la correcta gestión de datos de los socios, informar de las actividades y proyectos del club y facilitar la comunicación interna en el club.
Este CICO podrá, a su vez, delegar en más miembros del club para constituir un comité de IMAGEN PÚBLICA y COMUNICACIÓN repartiendo diferentes "roles" como la (gestión de miembros, gestión de actividades como noticias y eventos, envío de comunicados por correo electrónico, publicación de un boletín interno y mantener actualizada la información del club, contacto, reuniones, etc.
Cabe recordar que esto no interfiere ni pretende anular los canales de comunicación que el club disponga, especialmente relacionado con las redes sociales o si dispone de un site web propio. En todo caso, debe verse a Polaris como un complemento, orientado especialmente a la comunicación interna, a compartir la información entre todos los rotarios y a organizar mejor la información quedando un archivo histórico para facilitar el trabajo de los socios actuales y los futuros.
De hecho se anima a los clubes a utilizar estos canales para ampliar nuestro alcance y para ayudaros en eso tenéis a vuestra disposición al Comité Distrital de Imagen Pública, más centrado en los temas de branding (marca), relaciones con los medios, instituciones y organizaciones afines y uso de las redes para mejorar la IMAGEN PÚBLICA de vuestros clubs y de Rotary.
El CICO, por lo tanto es una figura a medio camino entre la GESTIÓN ADMINISTRATIVA del club y el RESPONSABLE de COMUNICACIÓN; MEDIOS de prensa y REDES.
Entre las tareas a realizar en Polaris por el CICO o las personas en las que delegue se cuentan:
En los meses de OCTUBRE, MARZO y JULIO:
- Participar en los TALLERES para CICOS y PETS.
- Personalizar la página de inicio club (contactos, dirección, reuniones)
- Actualizar JUNTA y COMITÉS.
- Verificar el censo de SOCIOS (altas, bajas)
Durante todo el año:
- Activar cuentas/roles de los socios
- Depurar, Revisar, actualizar base de datos de socios en colaboración con el SECRETARIO.
- Subir FOTOS de los socios al listado de miembros
- Publicar PROYECTOS.
- Publicar NOTICIAS.
- Publicar EVENTOS.
- Subir y organizar DOCUMENTOS.
- Enviar COMUNICADOS (Correo electrónico) y BOLETINES.
Los CICO disponen de los siguientes recursos para ayudarles en estas tareas:
