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POLÍTICA DE PRIVACIDAD – ROTARY

El Sistema de Gestión de Clubes rotarios (en adelante, “Polaris”) es una iniciativa de:

Media Association of Rotary SwitzerlanD- Liechtenstein (en adelante, “MAR”)

c/o Juris Treuhand AG
Industriestrasse 47
6304 Zug
SUIZA
+41 (0)43 299 66 25
info@rotary.ch

1  Definiciones

En esta Política de privacidad, los siguientes términos hacen referencia a:

• “Rotary International”: organización central de Rotary que ofrece apoyo logístico y estructural a las divisiones nacionales; 

• “Rotary”: organizaciones rotarias del distrito que utilizan Polaris (en adelante, "Rotary" y “Nosotros”);

• “Usuario”: cualquier miembro (incluidos en su caso, los aspirantes a socios u otros invitados no rotarios) de un club o distrito rotario inscrito en la plataforma Polaris y al que, por tanto, se le concede el derecho de uso;

• “Datos personales”: cualquier información relativa directa o indirectamente a una persona física identificada o identificable;

• “Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recopilación, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;

• “Limitación del tratamiento”: el marcado de los datos de carácter personal conservados con el fin de limitar su tratamiento en el futuro;

• “Responsable del tratamiento”: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o conjunto con otros, determine los fines y los medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o el derecho de un Estado Miembro determina los fines y medios del tratamiento, ,el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o el Derecho de un Estado Miembro; en este caso, “Rotary”;

• “Encargado del tratamiento”: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento; en este caso, “MAR”.

2  ¿Por qué se ha desarrollado esta Política de privacidad?

Cualquier persona (en adelante, “Usuario”) que visite y/o utilice el sitio web de Polaris (en adelante, el “Sitio web”) o nuestros Servicios nos proporcionará una cierta cantidad de datos personales. Los datos personales son información que nos permite identificarle directa o indirectamente como persona física.

Rotary recopila y procesa sus datos personales de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes, es decir el Reglamento Europeo del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación  de dichos datos.(“ Reglamento” o "RGPD”).

Al utilizar este Sitio web, el Usuario declara haber leído la presente Política de privacidad y otorga su consentimiento expreso para que se recopilen y se traten sus datos personales tal como se describe en la misma.

Rotary se reserva el derecho a modificar la presente Política de privacidad en cualquier momento si así lo considera oportuno. De ser así, siempre informará debidamente al Usuario acerca de los cambios introducidos. No obstante, Rotary aconseja consultar este documento con regularidad.

3  ¿Quién es responsable del tratamiento de sus datos personales?

3.1 Responsable del tratamiento

Rotary es el responsable del tratamiento (“Responsable de la toma de decisiones”) y determina, solo o junto con terceros, los datos personales que recopila, y los fines y  medios para su tratamiento.

En su calidad de Responsable del tratamiento, Rotary garantiza el cumplimiento de los principios de legalidad y proporcionalidad a la hora de recopilar los datos personales. Rotary únicamente recopilará  y tratará los datos personales en la medida en que dichos datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para las finalidades por las que serán tratados.

Rotary se compromete asimismo a adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad del tratamiento de los datos personales. Es por ello que Rotary otorga una gran prioridad a garantizar la protección necesaria con respecto a las garantías técnicas y organizativas del tratamiento. Rotary aplica este compromiso en todas sus relaciones con los encargados del tratamiento. El Usuario podrá, previa solicitud por escrito, conocer las medidas adoptadas en el marco de los requisitos de protección. 

3.2 Encargado(s) del tratamiento

Rotary puede recurrir a un encargado del tratamiento de los datos. El Encargado del tratamiento es una persona física o jurídica que trata sus datos personales a petición y por cuenta del Responsable del tratamiento. El Encargado del tratamiento está obligado a garantizar la seguridad y la confidencialidad de sus datos y actúa siempre por instrucción del responsable del tratamiento.

MAR, como el Encargado principal, recurre al servicio de terceros, como, por ejemplo, el desarrollador de Polaris y SEMDA. Ambos son subencargados del tratamiento de datos y cada uno de ellos actúa en su ámbito de especialidad.

MAR no será responsable del incumplimiento de las medidas de protección técnicas y organizativas necesarias por parte de los subencargados del tratamiento, salvo que se produzca una negligencia grave por parte de MAR durante el cometido de los subencargados.

Asimismo, MAR tampoco asumirá ningún tipo de responsabilidad derivada de la destrucción accidental o ilícita, pérdida accidental o alteración, acceso y cualquier otro tratamiento no autorizado de datos personales siempre que se hayan adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias.

4  ¿Cuál es la base legal para tratar sus datos personales?

De acuerdo con el RGDP, Rotary trata sus datos personales sobre la base de los siguientes fundamentos jurídicos:

• Como socio de algún club rotario

• Para ejecutar el contrato del cual usted es parte o dar cumplimiento a las obligaciones contractuales contraídas a petición suya para utilizar nuestro Sitio web y ofrecerle nuestros servicios  y/o productos.

• En base a nuestras obligaciones legales adquiridas respecto a todas las cuestiones relacionadas con la gestión de la relación contractual que mantenemos con usted, incluida la facturación.

• En base a nuestro interés legítimo para enviar información y boletines informativos a nuestros miembros, así como para gestionar el directorio "in memoriam" tras el fallecimiento de nuestros miembros. 

5  ¿Qué datos personales tratamos?

Una gran parte de los datos personales nos los proporcionan directamente los propios socios de Rotary. Estos datos se recopilan de dos formas, bien a través del club al que pertenece el socio, bien por medio del propio socio cuando modifica, añade o elimina datos en su perfil en Polaris. Cada club y distrito se encarga de recopilar los datos y decidir qué datos se transmitirán a Rotary International. Esta recopilación de datos forma parte integrante de la afiliación a Rotary y es necesaria para garantizar el buen funcionamiento de la organización.

En este contexto, se recopilarán los datos personales que se indican a continuación. No obstante, no se trata de una lista exhaustiva.

Solo un número limitado de personas puede acceder a estos datos.

El uso de Polaris también puede conllevar la recopilación de datos personales. Esta recopilación es necesaria para garantizar un funcionamiento óptimo de la plataforma, tanto en relación con el usuario directo como a futuros cambios.

• Información sobre el software y el hardware utilizado para acceder al Polaris;

• Información relativa al registro (archivo de registro), es decir, la información recopilada como parte de las acciones realizadas al utilizar la plataforma, por ejemplo:

  • Contenido al que se accede en la plataforma, incluidas las contraseñas utilizadas;

  • Información sobre eventos del dispositivo: configuraciones de hardware, elección de idioma, fechas y horas, fallos;

  • Dirección de Protocolo de Internet (IP);

  • Cookies que identifican al Usuario;

  • Información procedente de tecnologías de seguimiento

•  Información de localización basada en diferentes variables;

• Almacenamiento local: información sobre la plataforma guardada en el sistema del usuario.

No se descarta que en el futuro se añadan nuevas funciones y módulos adicionales a la plataforma. Dichas acciones también se considerarán pertinentes para la recopilación de datos en la medida en que esta se limite a la finalidad original de Polaris.

6  ¿Para qué fines se utilizan sus datos personales?

Rotary recopila sus datos personales con el único fin de ofrecerle una experiencia de uso óptima, personalizada y segura. Por consiguiente, el tratamiento de sus datos personales es esencial para garantizar un buen funcionamiento del Sitio web y una correcta prestación de nuestros servicios. En caso que falten datos, estos sean incorrectos o incompletos, Rotary se reserva el derecho a suspender o cancelar determinadas operaciones.

Rotary se compromete a tratar sus datos personales exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Gestión de los miembros: administración, gestión de las actividades, facturación, ofrecimiento de apoyo, envío de boletines informativos.

• Protección contra fraudes y delitos.

Al visitar nuestro Sitio web, recopilamos determinados datos con fines estadísticos. Estos datos nos permiten mejorar el uso del Sitio web, e incluyen su dirección IP, el lugar desde el que accedió al sitio web, la fecha y la hora y las páginas que visitó. Al visitar el Sitio web, otorga su consentimiento expreso para que recopilemos dichos datos.

7  ¿Quién puede acceder a sus datos personales?

Los datos introducidos por el propio Usuario son en principio accesibles al resto de Usuarios de Polaris, si así lo autoriza el Usuario. Estos datos también podrán publicarse en la revista mensual para socios, en el directorio y en las comunicaciones de su club rotario.

Los datos personales recopilados mediante el uso de Polaris solo serán visibles para las partes que colaboran con la plataforma. Estos datos se procesan rigurosamente como parte del buen funcionamiento (técnico) de la plataforma.

Rotary forma parte de la organización Rotary International, lo que repercute en la operativa llevada a cabo a nivel local. Todo socio de un club Rotary local es también, socio de Rotary Internacional, por lo que una parte de los datos personales recopilados también se transmitirán a estas estructuras generales.

Todos los datos recopilados a través del Polaris se ponen, en principio, a disposición de los siguientes terceros, en el marco de los objetivos mencionados:

• Rotary Internacional en Evanston;

• El MAR y los encargados del tratamiento de datos designados por el mismo

Dada la localización de dichos terceros, la transferencia de sus datos a los mismos implica que sus datos se transferirán a terceros países, lo que no garantiza un nivel de protección similar al vigente en la UE. No obstante, Rotary adoptará todas las medidas necesarias para garantizar un nivel de protección adecuado de los datos.

Sus datos personales no se venderán, transmitirán o comunicarán a terceros, salvo que haya otorgado su consentimiento.

8  ¿Durante cuánto tiempo guardamos sus datos personales?

Sus datos personales se conservarán durante el período necesario para poder llevar a cabo las finalidades previstas. Se suprimirán de nuestra base de datos en cuanto dejen de ser necesarios para el objetivo previsto o bien si usted ha ejercido correctamente su derecho de supresión de los mismos.

9  ¿Cuáles son sus derechos?

9.1 Garantía de un tratamiento legítimo y seguro de sus datos personales

Sus datos personales se tratan únicamente para las finalidades legítimas indicadas en el Apartado 4. Sus datos personales se recopilarán y tratarán de una forma adecuada, pertinente y limitada, y solo se conservarán durante el tiempo necesario para alcanzar los fines previstos.

9.2 Derecho de acceso

Si puede demostrar su identidad, tiene derecho a recibir información sobre el tratamiento de sus datos personales. Así pues, tiene derecho a conocer la finalidad del tratamiento, las categorías de datos personales afectados, las categorías de destinatarios a los que se transmiten los datos personales, los criterios utilizados para determinar el período de conservación de los datos y los derechos que puede ejercer sobre sus datos personales.

9.3 Derecho de rectificación

Los datos personales inexactos o incompletos pueden corregirse. Usted es el principal responsable de realizar los cambios necesarios en su “cuenta de usuario”, si bien también puede solicitarnos por escrito que nos encarguemos de ello.

9.4 Derecho de supresión (o “derecho al olvido”)

Tiene derecho a que sus datos personales se supriman en los siguientes casos:

• Sus datos personales ya no son necesarios para los fines previstos;

• Decide retirar su consentimiento al tratamiento de los datos y no existe ningún otro fundamento jurídico que lo justifique;

• Ha ejercido válidamente su derecho de oposición;

• Sus datos personales han sido tratados ilegalmente;

• Sus datos personales deben suprimirse para dar cumplimiento a una obligación legal.

9.5 Derecho a la limitación del tratamiento

En determinados casos, tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales, en particular en caso de litigio sobre la exactitud de los datos, si los datos son necesarios en el marco de un procedimiento judicial o durante el tiempo necesario para que Rotary compruebe que puede ejercer válidamente su derecho de supresión.

9.6 Derecho de oposición

Asimismo, tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus datos personales con finalidades de publicidad directa, elaboración de perfiles o por los motivos de interés legítimo del Responsable del tratamiento. Rotary dejará de tratar sus datos personales a menos que pueda demostrar que existen motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre su derecho de oposición.

9.7 Derecho a la portabilidad de los datos

Tiene derecho a recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Si solicita la transferencia directa de sus datos a otro responsable del tratamiento, solo se hará en la medida que sea técnicamente posible.

9.8 Derecho a retirar su consentimiento

Puede retirar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, por ejemplo, en el caso de que se destinen a una finalidad relacionada con actividades de marketing directo.

10  ¿Cómo ejercer sus derechos?

Para ejercer sus derechos, debe solicitar por escrito (mediante una carta postal o por correo electrónico) al responsable de su club que le identifique (compruebe su identidad) e informe al club. El club responderá lo antes posible, a más tardar en el plazo de un (1) mes a partir de la recepción de la solicitud. 

11  Confidencialidad

En virtud del Reglamento General de Protección de Datos, Rotary tiene la obligación de garantizar la confidencialidad de los datos personales recopilados y tratados en relación con este servicio. Esta obligación de confidencialidad es aplicable tanto al personal de  Rotary como a los encargados del tratamiento y al personal de los mismos.

Esta obligación de confidencialidad entra en vigor tan pronto como Rotary realiza el almacenamiento de las copias de seguridad de los datos de los Usuarios.

Esta obligación de confidencialidad no será aplicable en aquellos casos en que Rotary deba revelar datos personales a la autoridad supervisora, en virtud de una disposición legal o una decisión judicial, cuando la información ya sea de dominio público o cuando el Usuario haya autorizado la comunicación de los datos personales.

12 Medidas de seguridad

En virtud del Reglamento General de Protección de Datos, Rotary se compromete a aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias (en adelante, “las medidas de seguridad”) para proteger los datos personales contra su destrucción, ya sea accidental o ilícita, la pérdida, el fraude, la difusión o el acceso no autorizado, o contra cualquier otra forma de tratamiento o utilización ilícitos.

Estas medidas de seguridad garantizan un nivel de seguridad adaptado al riesgo asociado al tratamiento. A fin de determinar las medidas de seguridad adecuadas, las Partes tendrán en cuenta los últimos avances técnicos, los costes de implementación y la naturaleza, el alcance, el contexto y la finalidad del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas afectadas.

Rotary hace todo lo posible para garantizar que sus sistemas y servicios de tratamiento de datos cumplan los requisitos de confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de forma permanente, teniendo en cuenta la tecnología de vanguardia y los costes de implementación de la misma.

13  Notificación de una violación de la seguridad de los datos

En virtud del RGPD, Rotary notificará al Usuario cualquier violación de la seguridad de los datos personales que haya tenido lugar lo antes posible y, a más tardar, en un plazo de 24 horas de tener constancia de la misma. Esta notificación incluirá toda la documentación que pueda resultar de utilidad para que el Usuario pueda, en su caso, notificar la violación de datos a la autoridad de protección de datos y/o a las personas interesadas. Rotary deberá comunicar al Usuario la siguiente información: la naturaleza de la violación de los datos, las categorías y el número aproximado de personas implicadas, las categorías y el número aproximado de datos personales afectados, las consecuencias probables de la violación de los datos y las medias adoptadas para resolver el problema o reducir sus posibles consecuencias negativas.

Si el Usuario así lo solicita, Rotary notificará la violación de la seguridad de los datos en nombre y representación del Usuario a la autoridad supervisora lo antes posible y, si es posible, en un plazo máximo de 72 horas después de constatar la violación de datos, a menos que esta no suponga un riesgo para los derechos y libertados de las personas físicas.

Si el Usario así lo solicita, Rotary notificará la violación de la seguridad de los datos en nombre y en representación del Usuario a las personas afectadas lo antes posible, siempre que dicha violación suponga un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas físicas.

 La decisión de informar o no a la autoridad de protección de datos y/o a las personas implicadas corresponde al Usuario.

14  Cookies

Una cookie es un pequeño archivo de texto que se almacena en el disco duro de su ordenador o dispositivo móvil cuando visita un sitio web. Las cookies las coloca en su dispositivo el propio Sitio web (“cookies internas”) o los socios del Sitio web (“cookies de terceros”). Cuando vuelve a acceder al Sitio web, la cookie reconoce su dispositivo mediante un número de identificación único, lo que facilita  sin tener que volver a introducir su nombre de usuario y contraseña, y recopila información sobre su navegación.

En esta plataforma, Rotary ha incorporado un programa de análisis web. Este análisis web recopila y evalúa datos sobre el comportamiento de los visitantes de los sitios web, con el fin de mejorar la eficacia y la calidad del sitio. 

Esta herramienta informática tiene por objetivo analizar los flujos de visitantes en la plataforma. El responsable del tratamiento utiliza los datos y la información obtenidos principalmente para evaluar el uso de la plataforma con el fin de compilar informes en línea que presenten las actividades en nuestras páginas de Internet.

Al navegar por nuestro sitio web, usted acepta expresamente el uso de cookies. Rotary utiliza cookies para mejorar su visita a nuestro sitio web y ofrecerle una experiencia de uso óptima. Sin embargo, usted puede eliminar o limitar las cookies en cualquier momento cambiando la configuración de su navegador.

Para activar o desactivar las cookies, debe modificar la configuración de su navegador (en la pestaña “Preferencias” u “Opciones”). También puede consultar la pestaña “Ayuda” de su navegador.

15  Posibilidad de presentar una reclamación

Si no está satisfecho con el tratamiento de sus datos personales por parte de Rotary, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos.

16  Legislación aplicable y jurisdicción competente

La presente Política de privacidad se rige exclusivamente por la legislación europea, siendo Spain la referencia. En caso de litigio, las partes acuerdan buscar en primer lugar una solución amistosa. A falta de una solución amistosa, el litigio se someterá a los tribunales del Cantón de Zúrich (Suiza).

Polaris PP-SP-ES-1.1 - Enero de 2023